Kategori: Referater

210526 Referat OTC generalforsamling 12-05-2021 med underskrifter

Referat fra generalforsamling i Odense Tennis Center (OTC) den 27.02. 2020

Deltagere. Bestyrelsen og deltagere fra Allesø, TCO, TPI og Næsby. I alt 9.

1. Valg af dirigent og referent. Ib Grünfeldt, TPI blev valgt som dirigent

2. Bestyrelsens beretning. FTU formand Kai Holm redegjorde for det første hele år med drift i OTC.
Den daglige drift har fungeret godt i samarbejde med Marienlystcentret.
LED lys, der har være forespørgsler om forøgelse af lysstyrken, hvilket er effektueret i 2020.
Indtrængning af vand fra tag, her ligger bolden hos Odense kommune og der er løbende dialog
omkring udbedring af taget. Det er Odense kommune som har ansvaret for at taget, efter vores
overtagelse er tæt. Bestyrelsen følger løbende op herpå.
Der har været forespørgsel om at øge varmen i hal 4-6, bestyrelsen undersøger problemet.
Kai Holm oplyste at der er igangsat tiltag for at bedre skiltning til tennisbaner, herunder
oplysninger om hvornår centret lukker om aftenen.
Belægningsprocenten har for året været tilfredsstillende.
Der er planer om at få flere sponsorater til hallerne, der er aftalt møde herom i marts måned.
Beretningen blev godkendt af generalforsamlingen.

3. Forelæggelse af årsrapport til godkendelse.
Regnskabet for perioden 01.01.2019 – 31.12.20198 blev fremlagt af kasserer HC Andersen, Fruens Bøge, årets resultat blev et overskud på 421 t.kr.
Regnskab revideret af Karl Hansen, kasserer i FTU, blev godkendt.

4. Forelæggelse af budget.
Budget for 2020 blev forelagt og godkendt. Der budgetteres med mindre overskud på 206 t.kr.

5. Behandling af indkomne forslag
Næsby tennis klub havde indsendt forslag om korrektioner til vedtægter samt forslag om 3 årlige møder.
Forslag 1 – møder:
1. møde afholdes medio august i forbindelse med timefordeling
2. møde – status møde vedr. drifts og aktiviteter afholdes november / december
3. møde – evalueringsmøde afholdes i forbindelse med generalforsamlingen i marts april.
Generalforsamlingen godkendte forslaget om afholdelse af møder.
Forslag til vedtægter blev af generalforsamlingen henvist til næste år.

Valg
Formand Jan Hansen, Fruens Bøge – er på valg i år.
Kasserer HC Andersen, Fruens Bøge, er ikke på valg.
Sekretær: Kai Holm, FTU, er ikke på valg.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer (Ib Grünfeldt (repræsentant for øvrige klubber,jf. §13) og Thomas Hjorth Nyholm, repræsentant for Tennis Club Odense, jf §13)
Som formand valgtes Thomas Hjorth Nyholm – Tennis Club Odense.
Som øvrige bestyrelsesmedlemmer valgtes Ib Grünfeldt, som repræsentant for øvrige klubber, og Jan Hansen FBT jf. § 13.

Eventuelt
Der var ingen punkter under eventuelt.

Referat fra generalforsamling i Odense Tennis Center den 26.4. 2019 kl. 19

Deltagere. Bestyrelsen og deltagere fra Allesø, TCO, TPI og Næsby. I alt 15.

1. Valg af dirigent og referent. Nils Baastrup, TCO blev valgt som dirigent, Kai Holm, FTU som referent.
2. Bestyrelsens beretning. Formand Jan Hansen, Fruens Bøge og FTU formand Kai Holm redegjorde om overtagelse af driften fra 1.7.2018. Der var udarbejdet vedtægter, samarbejdsaftaler og partnerskabsaftale med kommune og Marienlystcentret.

Bygningssyn efteråret udsat til næste forår. Store problemer med utætheder i taget. Regner ind flere steder i begge haller. Steder er registreret med fotos,Thomas Nyholm. Odense Kommune har meddelt at der er bygningssyn i foråret 2019, og udbedring inden endelig overtagelse af hallerne.

Lysproblemer, Udskiftet til led-belysning . Kommunen betalte en bane. Resten betalt af OTC og ved leasing. Stadig problemer med at finde den rigtige lysstyrke.

Ventilationssystemet udskiftet på kommunens regning.

Færre udlejninger til andre, giver større kontinuitet for tennisspillere. Der har været volleyball og boligudstilling. Valglokale her i foråret.

Gerne større udlejning af baner. Tidsrummet fra kl.13-16 og weekendtimer kan udnyttes bedre.

Beretningen blev godkendt.

3. Forelæggelse af årsrapport til godkendelse. Regnskabet for perioden 1.7.2018 – 31.12.2018 blev fremlagt af kasserer HC Andersen, Fruens Bøge. Der er en kraftig ændring fra sidste års Marienlyst-underskud på mere end en halv million til et mindre overskud på 1107 kr. i andet halvår 2018. Flot arbejde af HCA og Thomas Nyholm, TCO for at minimere udgifter og især en stor lysbesparelse. Se regnskab, bilag.
   Der blev spurgt til belægningsprocenter. Bestyrelsen havde ikke opgørelser med, men det er især i tidsrummet 12-15, at der er ledige timer.
   Regnskab revideret af Karl Hansen, kasserer i FTU, blev godkendt.
4. Forelæggelse af budget. Budget for 2019 blev forelagt og godkendt. Der lægges op til et mindre overskud. Se bilag.
5. Behandling af indkomne forslag
   TPI havde indsendt forslag om rettelse af en fejl i §3 næstsidste linje, hvor der står, at hvis en klub har 250 medlemmer, har klubben 2 stemmer på generalforsamlingen. Det er en fejl. Det skal være 3 stemmer. Forslaget blev vedtaget.

Valg
Formand Jan Hansen, Fruens Bøge – er ikke på valg i år.
Kasserer HC Andersen, Fruens Bøge, blev genvalgt for 2 år.
Sekretær: Kai Holm, FTU, blev valgt som sekretær for 2 år.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer (Ib Grünfeldt (repræsentant for øvrige klubber,jf. §13) og Thomas Nyholm, repræsentant for TCO, jf §13) – er ikke på valg i år

Eventuelt
Der var mange spørgsmål og drøftelser af byggeriet, fejl, uhensigtsmæssigheder, markedsføring m.m.

Praktiske forhold

1. a) TPI-repræsentanter ønsker lysstyrken øget. Der er 4 niveauer (TV-transmission, divisionskampe, klubkampe, træning). Eventuelt en mørkere farve på bagvægge for at øge kontrasten.
   b) problemet med indtrængende vand fra taget bør snarest løses (bygningssyn)
   c) TPI gjorde opmærksom på, at baderum i herreomklædningen ikke er rent – og gulvet er glat
   Hvis der er praktiske problemer skal man tage fat i Nils Baastrup, TCO – han har påtaget sig mange opgaver omkring banerne.

Bedre information i Marienlystcentret om tennis – og om mulighed for Pay&Play
– skiltning til haller og omklædningsrum. Forslag om tennisbolde-klistermærker på gulvet som vejviser. HCA afklarer med Marienlystcentret. TPI har kontakt til en person, der kan lave det
– evt. opslagstavle til PR i stedet for billeder i fællesrummet?
– OTC må udskifte halvdelen af billederne i fællesrummet med tennisbilleder
– oplysning om banenumre på alle indgangsdøre til hal 3 og hal 4
– Allesø gjorde opmærksom på, at mange ikke ved, at der er mulighed for Pay and Play for folk uden for OTC-medlemsklubberne.

Drøftelse af opstart af sæsonen.
Forslag om at rykke det frem til 15/9, så sæsonen er 15/9-30/4, selv om mange bliver udenfor, hvis det er godt vejr.

Opfordring til alle om at tænke i nye arrangementer. Forslag om åbent hus en lørdag i slutningen af august.

Tjek af Pay & Play-spillere, der har ”vinterkontingent” hos OTC-medlemsklubber
Klubberne har brug for en liste over bookinger, så det kan tjekkes, om spillerne har betalt ”vinterkontingent” hos en OTC-medlemsklub.

Vedtægterne
Næsby gjorde opmærksom på, at flere af vedtægternes paragraffer er selvmodsigende og uklare, fx fremgår det af paragraf 10, at der på generalforsamlingen skal vælges en formand, en kasserer, en sekretær, øvrige bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter til bestyrelsen; men af paragraf 13 fremgår det, at bestyrelsen konstituerer sig selv og at den så vidt muligt skal bestå af en repræsentant fra hhv. Fruens Bøge, TCO, øvrige klubber i Odense, FTU (uden stemmeret), en kasserer og en aktivitetsansvarlig.
Bente fra Næsby laver ændringsforslag og sender til bestyrelsen, så forslag til vedtægtsændringer kan være klar til næste års generalforsamling.

Fordeling af banetimer mellem OTC-medlemsklubberne
Allesø spurgte hvordan fordelingen af banetimer foregår. Prioriteringen er:
1. OTC-medlemsklubbesr ønsker til træningstimer
2. OTC-medlemklubbers medlemsønsker til faste banetimer i hele sæsonen for egne medlemmer
3. Andre klubbers ønsker
Det blev aftalt, at der inden næste sæsonstart holdes et timefordelingsmøde med repræsentanter fra alle OTC-medlemsklubber. Desuden skal der være tidligere opslag om banebooking.

Tak til Nils som dirigent.

Jan Hansen takkede for stort og interesseret fremmøde.

Generalforsamlingen sluttede ca. kl. 21.

Referent Kai Holm.

OBS

Antal bestyrelsesmedlemmer og suppleanter samt valg heraf
Af §10 fremgår det ikke hvor mange ”øvrige medlemmer”, der skal vælges, og dermed fremgår det heller ikke af den paragraf hvor mange medlemmer der er i alt i bestyrelsen.
Iflg. §13 skal der så vidt muligt i alt vælges 6 personer, heraf 1 uden stemmeret. Der blev valgt 3 personer i år – og 2 bestyrelsesmedlemmer er først på valg næste år. Kai Holm var tidligere FTU-repræsentant uden stemmeret iflg. §13. Kai Holm blev valgt som sekretær iflg. §10 – og dermed nu med stemmeret (?)
Bestyrelsen består af 5 personer.

Iflg. §10 skal der på generalforsamlingen vælges to suppleanter til bestyrelsen. Der blev ikke valgt suppleanter.

Revisor og revisorsuppleant – samt valg heraf
Iflg. §10 skal der på generalforsamlingen vælges revisor og revisorsuppleant, – og det fremgår af §15 om regnskabspåtegning, at revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år ad gangen.
Jeg mener ikke, at der blev foretaget valg af revisor og revisorsuppleant på generalforsamlingen.
Bestyrelsen bør undersøge, om revisor Karl Hansen, kasserer i FTU, vil indvilge i at fortsætte som revisor.